担当者が辞めた翌日、どの仕事が止まりますか｜引き継ぎ書に載らない作業からAIに渡す
AI COO
業務フローを見直し、現場を回す
「あの人がいないと、その仕事だけ止まるんです」
「請求書はメールで届くんですが、パスワード付きのZIPを開いて保存できるのは経理の一人だけです」
「新人が入るたびにベテランが三日つきっきり。マニュアルを作れとは言うんですが、時間がないと言われて終わりです」
「引き継ぎ書は一応あります。でも本当に要るのは、そこに書いていない手順のほうなんですよ」
現場が回らない会社では、必ずこの形の詰まりが出ます。仕事の量が多いのではなく、特定の一人を通さないと先に進まない工程が何本か走っている。その一人が休んだ日、辞めた翌日に、業務ではなく会社が止まります。
引き継ぎ書に載るのは「何をやるか」です。載らないのは「どうやるか」で、どこに転送し、どのパスワードを使い、どのフォルダに何という名前で置くのかは、誰かの頭の中にあるのに書かれていません。止めているのは人手の数ではなく、手順が文書になっていないことです。
一人抜けることが、倒産の理由として数えられ始めた
東京商工リサーチが2026年8月5日に公表した集計では、2026年7月の「人手不足」関連倒産（負債1,000万円以上）は63件、前年同月比40.0％増で7月として過去最多でした。要因別では「人件費高騰」が36件（前年同月比111.7％増、2.1倍）で過去最多、「従業員退職」が19件（同72.7％増）です。（出典は記事末尾）
帝国データバンクが8月7日に公表した分析では、人手不足倒産のうち退職が要因となった「従業員退職型」倒産が2026年1〜7月で83件判明しました。前年同期の74件から約12.2％増で、2022年以降5年連続の増加。集計対象は負債1,000万円以上・法的整理による倒産で、初めて年100件を超えた前年（124件）を上回るペースだとされています。
社長にとって何が変わるか。「人が採れない」だけでなく、今いる人が抜けたときに元へ戻せないことが、経営の失敗理由として集計に載る段階まで来たということです。採用で埋めるには時間がかかります。先に手をつけられるのは、抜けても止まらない工程に変えておくほうです。
情報処理推進機構（IPA）が7月16日に公表した「DX動向2026」（回収1,799社）では、導入企業が挙げたAIの効果は「業務が効率化したり迅速化した」が91.6％で最多、「売上や利益が向上した」は3.9％でした。AIはいま、売上を作る道具というより手を空ける道具として効いています。
2026年8月、AIが引き取り始めたのは「作業の前後」
ラクスは2026年8月6日、電子帳簿保存システム「楽楽電子保存」のオプションとして「証憑取得AIエージェント」の提供を開始しました。メール転送された請求書・領収書を自動取得して自動登録し、パスワード候補の自動抽出によるパスワード解除やZIPファイルの解凍まで自動化、エラー時は担当者へ通知します。価格は月額5,000円〜。楽楽電子保存の累計導入社数は2,400社以上（2026年3月時点）です。（出典は記事末尾）
見るべきは自動化された範囲です。会計処理そのものではなく、受け取ってから保存するまでの間、つまり誰の職務分掌にも書かれていない部分が引き取られました。ただし既存の「楽楽電子保存」利用者向けオプションで本体契約が前提です。メールボックスの直接読み取りは2026年中のリリース予定とされ、現時点では「AIに渡す先へ転送する」人の一手が残ります。
もう一件、カミナシが8月4日に発表した『カミナシ 教育』の「AIマニュアル作成機能」は、音声入力とテキスト入力に対応しました。現場での口頭説明やメモ書きを、AIがステップ形式のマニュアルへ自動変換します。先行導入のいわくにバスでは約1,900字の事故対応マニュアルを約10分の読み上げで作成、全体では半日かかっていた作成が1時間程度に短縮した例が示されています。
「マニュアルを作る時間がない」は、正確には「書く時間がない」でした。喋れば形になるなら、教えている場面がそのまま文書になります。ただし対象プラン・追加費用の明記はなく、料金は月額課金制で具体的な価格の記載はありません。判断は見積りを取ってからです。
顧問先の事務所側でも、同じ動きが始まっている
弥生は8月7日、会計事務所向け「弥生の記帳代行AI」β版の提供を開始しました。証憑の自動分類から仕訳生成までを数分で完了します（100枚程度で数分、従来サービスの納品は1営業日）。ただしβ版は無料でも「弥生PAP」会員限定で、体験申込期間は8月7日〜9月14日、利用にはグローバル固定IPアドレスが必要です。正式版は2026年10月頃の予定で、従来の記帳代行サービス比で20％以上のコストダウンを見込むとしています。
同じ8月7日、freeeは「freee顧問先管理｜AIエージェント」と「freee Agent Hub」を発表しました。前者は税理士事務所の資料回収・記帳・月次チェック・決算申告レビューまでを支援するもので、有償提供の開始は2026年9月15日です。決算申告レビューのエージェントはfreeeアドバイザー会員向けに8月28日から無償提供されます。
いずれも自社で今日から使うものではありません。日付がすべて先にある点が大事で、社長側の打ち手は「顧問の事務所がこれを使うのか、使うなら資料の出し方をどう合わせるのか」を次の面談で確認しておくことです。
いま社長が決められること
1. 「辞めた翌日リスト」を30分で作る
社員一人ひとりに、明日から一週間来られなくなったときに止まる作業を三つだけ挙げてもらいます。人事の話ではなく工程の話だと先に伝えてください。出てくるのは、請求書の受け取り、支払データの取り込み、特定の顧客への月次連絡といった、量は小さいのに代わりが利かない作業です。これが着手順のリストです。
2. 「受け取ってから保存するまで」を一本だけ数える
リストから、届いたものを人が開いて名前を付けて置いている工程を一本選び、月あたりの件数と一件あたりの分数を実測します。証憑まわりなら、月額5,000円からのオプションで消える作業かどうかを、この数字で判定できます。
3. マニュアルは「書かせず、喋らせる」
新人教育で一番手間のかかる作業を一つ選び、ベテランが口頭で説明している内容をそのまま録って文書にします。狙いは完璧な手順書ではなく、その人しか知らない部分を会社の側へ出すことです。一本できたら、辞められると困る順に増やします。
Before / After
Before： 請求書はメールで届くたび担当者が開き、パスワードを探し、決めたフォルダへ手で保存している。教育はベテランの横につく方式で、マニュアルは「作る時間がない」まま何年も来た。誰かが休めば、その日の処理は翌日以降へ積み上がる。
After： 受け取りから保存までは仕組みが引き取り、人は例外の通知だけを見る。教育は口頭説明を録るところから始まり、手順が文書として残る。担当者が一週間不在でも誰かが引き継げます。
よくある失敗と、避け方
- オプションだけを見て予算を立てる → 証憑取得AIエージェントは既存の「楽楽電子保存」利用者向けオプションです。本体を入れていない会社は本体側からの検討になります
- 「もう全部自動」と思い込む → メールボックスの直接読み取りは2026年中のリリース予定です。転送という人の一手が残る前提で工程を組みます
- 顧問の事務所の話と自社の話を混ぜる → freeeの有償提供開始は9月15日、弥生のβ版はPAP会員限定で固定IPも必要です。今日自社で始められるものと分けます
- 速くなっただけで終わりにする → IPAの調査でも効果は効率化に集中し、売上や利益の向上は3.9％です。空いた時間を何に充てるかを先に決めます
こんな社長に向いています
- 特定の一人が休むと、その日のうちに止まる作業がある
- マニュアルを作れと言い続けているが、一本も増えていない
- 請求書や領収書を人が開いて保存する運用が今も残っている
- 顧問の会計事務所とのやり取りが、毎月同じ確認の往復になっている
- 採用で埋める前に、抜けても止まらない形にしておきたい
ひとつでも当てはまるなら、着手する対象はもう決まっています。全社の仕組みを描き直す必要はなく、止まる工程を一本ずつ減らせば足ります。
AI CxOのAI COOは、この一本ずつを一緒に進めます。辞めた翌日に止まる工程の洗い出し、受け取りから保存までの件数と時間の実測、口頭説明からのマニュアル化、顧問の事務所へ確認すべき項目の整理まで、手を動かしながら伴走します。
料金は月5万円（税別）。まずは試したい方には、お試し月3万円（税別）もご用意しています。